5 killers voor een goed gesprek tussen de leidinggevende en zijn medewerker

“Je hebt het over verbinding maken, maar hoe doe je dat?”

Deze vraag kreeg ik tijdens een lezing over werkgeluk die ik vorig jaar gaf bij een IT-afdeling van ABN AMRO.

Het antwoord is heel simpel: jezelf zijn. Tja, maar hoe vertaal je dat naar de praktijk? In deze blog ga ik de geheimen met jullie delen aan de hand van een concrete situatie: het gesprek, of bila, tussen jou, de leidinggevende, en je medewerker (voor het gemak gebruik ik in deze blog alleen hij/zijn). Bila is een supergoede gelegenheid om oprechte verbinding te maken met je medewerkers. Het is een van de beslissende momenten of je medewerkers ambassadeur van jou en jouw organisatie worden.

Echter, ik zie in de praktijk dat veel leidinggevenden nog geen optimaal gebruik maken van zo’n gesprek. Zonde! Dit zijn de 5 killers voor een goed gesprek tussen de leidinggevende en zijn medewerker en hoe je het gesprek kan herstellen.

Killer 1: Voordat de afspraak plaatsvindt, wordt het al door de secretaresse verzet.

Herken je dit? Je hebt een bila met je medewerker. Twee uur van tevoren gaat je secretaresse de afspraak verzetten. Zij stuurt een appje of een e-mail naar de medewerker dat de bila niet doorgaat en wordt verzet, omdat jij iets anders te doen hebt of jij het niet meer redt om op tijd terug te komen op kantoor. Heb jij je ooit afgevraagd hoe dit voor de ander voelt? Dat hij het gevoel kan krijgen dat hij minder belangrijk is dan dat ‘iets anders’? Deze situatie heb ik vaak zien gebeuren. Als het een of twee keer is, kan het toeval zijn, maar het gebeurt helaas veel vaker dan dat.

Hier gaat het er niet eens om of het gesprek doorgaat, het gaat om prioriteiten. De medewerker krijgt snel het gevoel dat hij voor jou niet zo belangrijk is, vooral als de afspraak regelmatig wordt verzet. Het is nog erger als de afspraak zonder overleg met de medewerker verzet wordt naar een andere datum en een tijdstip wanneer de medewerker niet kan. Als jij even vijf seconden in de schoenen van je medewerker kan staan en je afvraagt: wat zou ik ervan vinden als mijn afspraak zomaar verzet wordt? Wat is jouw antwoord erop?

Wat kun je wel doen? Voordat de afspraak verzet wordt, kun je de medewerker even informeren, het liefst op een persoonlijke manier, bijvoorbeeld face to face of een ingesproken berichtje: “xxx, ik zie dat wij vandaag om xx uur een afspraak hebben. Het spijt me dat ik deze afspraak moet verzetten, omdat … Vind je goed dat ik xxx vraag om zo snel mogelijk een nieuwe afspraak in te plannen? Excuses. We spreken elkaar snel. Dank voor je begrip.” Zo’n bericht of even langslopen kost je minder dan 3 minuten, en hiermee krijg je hele andere effecten. Je medewerker wil gezien en gehoord worden. Op deze persoonlijke manier laat je zien dat je jullie gesprek belangrijk vindt.

Killer 2: Je houdt je bezig met je telefoon, tablet of laptop

Herken jij dit? Je zit met je medewerker in een gesprek en denkt aan je volle agenda. Af en toe komt een berichtje binnen en je kijkt naar de notificatie op je telefoonscherm. Of je hoort een piepje van je laptop, een nieuwe e-mail is binnen. Je vraagt je af wie wat van jou wil, en kijkt stiekem even naar het scherm. Soms doe je alsof je aantekeningen aan het maken bent, terwijl je bezig bent met je e-mail.

Dit doen we allemaal weleens. Het is wel belangrijk om je bewust te worden van de prijs die je betaalt. Als je aandacht even niet aanwezig is, merkt de ander het meteen. Het komt niet professioneel over en de ander krijgt het gevoel dat wat hij vertelt jou niet boeit. Als hij dit doorvertelt op de werkvloer, is het heel slecht voor jouw reputatie, vooral als je niet de intentie hebt om de ander zo’n gevoel te geven. Langzamerhand ontstaat er cynisme op het werk.

Wat kun je wel doen? Zet de notificaties van al die apparaten even uit. Blijf aanwezig in het gesprek en luister naar de ander. In dit digitale tijdperk is persoonlijke aandacht zo kostbaar. Om er te zijn en echt naar de ander te luisteren beteken je al heel veel voor de ander. Zet een wekker als je bang bent dat het gesprek uit gaat lopen en doe het aan het begin van het gesprek. Als je echt een belangrijk telefoontje verwacht, meld dit aan je medewerker aan het begin van het gesprek.

Je denkt misschien dat multitasken je veel tijd gaat besparen. Uit verschillende wetenschappelijk onderzoek blijkt dat het helemaal niet zo is. Multitasken maakt je werk minder efficiënt. Hoe meer dingen je tegelijk doet, hoe meer tijd je verliest voor het switchen tussen de dingen, en hoe minder tijd je besteedt aan de dingen die je wilt doen. Als het zo is, waarom focus je je niet op één ding? Jij en de ander worden er beide gelukkiger van.

Killer 3: Je slaat “hoe gaat het met jou” over

Een bila is meestal een zakelijk overleg, maar het betekent niet dat je direct naar de zaken hoeft. Sterker nog, als je eerst vijf minuten besteedt aan de vraag “Hoe gaat het met jou?”, gaat de rest van het gesprek veel makkelijker. Ik bedoel dat je de vraag stelt met de intentie “ik wil het echt weten en vind het belangrijk om te weten hoe het met mijn mensen gaat”, in plaats van “ik doe het voor de vorm”, met de gedachten “het is asociaal om niet te vragen, eigenlijk wil ik direct naar de agenda”. Als je niet oprecht bent, voelt de ander het meteen.

Wat kun je wel doen? Wees nieuwsgierig naar het verhaal van de ander en luister. Dit kan ik niet vaak genoeg herhalen. Vertel ook iets over jezelf, je persoonlijke verhalen. Hiermee creëer je snel veiligheid en vertrouwen. Als je op zoek bent naar een short cut voor meer verbinding, dan is dit jouw sleutel. Ga dit proces niet afraffelen, omdat je nog een volle agenda hebt. Maak er ruimte voor. Op deze manier laat je je medewerker zien dat je geïnteresseerd bent en dat je hem belangrijk vindt.

Killer 4: Je blijft de ander onderbreken

Hoe vaak gebeurt dit? Dat je in een gesprek bent met je medewerker, dat je hem onderbreekt? Als je jezelf deze vraag stelt: wat wil ik bereiken met het onderbreken, wat is jouw antwoord erop?

Dat je aanwezig bent betekent dat je niet bezig bent met je eigen verhalen, gedachten of dat stemmetje in je hoofd. Je luistert naar de ander en leeft je in. Je creëert ruimte voor de ander, zodat hij zijn verhaal kan vertellen. Het zegt veel als de ander zijn verhaal bij jou kwijt wil.

Wat kun je wel doen? Het antwoord is: helemaal aanwezig zijn in het gesprek, luisteren, ruimte geven en LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen). Houd je mond dicht en wees niet bang om stiltes te laten vallen. Na vele coachgesprekken kan ik de conclusie trekken dat stiltes voor de diepte van het gesprek zorgt. Als je te snel praat of iemand onderbreekt, onderbreek je ook het spanningsveld. Dat veld zet men aan het denken. Probeer het eens. Je zal erachter komen dat er een heel ander gesprek gaat ontstaan dan wanneer je alles snel snel wilt in een gesprek en dat je je niet kan inhouden.

Killer 5: Je gaat direct naar de oplossing

Ik werk graag oplossingsgericht, want ik houd van resultaten. Echter, resultaten is niet de enige factor waar ik rekening mee houden. Om op een veel efficiëntere manier resultaten te behalen is het cruciaal dat je een superhelder beeld krijgt wat er precies aan de hand is. Dat doe je misschien met je klanten om de echte pijn te achterhalen. Met je medewerker is het precies hetzelfde.

Stel je voor, een medewerker wil graag een opleiding communicatie volgen. Dan is het aan jou om vragen te stellen en erachter te komen waarom hij deze opleiding wil volgen. Wat heeft hij echt nodig? Als je op deze manier je gesprek voert, kom je tot veel diepere inzichten. Deze inzichten helpen jou om de juiste keuze te maken. Een valkuil is dat je direct naar het feit dat hij een opleiding communicatie wil volgen en daar blijft hangen. Zo kun je moeilijk tot de kern komen wat deze medewerker echt nodig heeft.

Wat kun je wel doen? Beantwoord niet meteen de vragen van je medewerker en vraag door. Geef hem niet zo snel de oplossing. Probeer te achterhalen waarom hij met zijn verhaal naar jou komt en wat hij er daadwerkelijk mee wil. Het is mogelijk dat hij zelf nog niet goed weet wat hij echt nodig heeft. Dan is het aan jou als leidinggevende erachter te komen door goed te luisteren en vragen te stellen. Soms willen mensen alleen hun verhaal kwijt. Het is heel fijn als jij er bent voor hen en naar hen luistert. Ga geen ongevraagd advies geven. Als je echt denkt dat jouw advies hem kan helpen, vraag eerst de toestemming: “Ik heb een idee. Wil je dat ik het met jou deel?” Zo voorkom je dat je pusherig overkomt en dat je niet genoeg ruimte geeft aan de ander.

Dit zijn mijn 5 killers voor een goed gesprek tussen de leidinggevende en zijn medewerker.

Hoe zit het bij jou? Creëer je met het gesprek echt verbinding met je medewerker?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Download de gratis videoserie

De 9 geheimen die succesvolle HR professionals weten waardoor de voorkomen dat medewerkers niet betrokken zijn bij initiatieven voor werkgeluk

WP Feedback

Dive straight into the feedback!
Login below and you can start commenting using your own user instantly